TUNCELİ BELEDIYESİ

T.C.
TUNCELİ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

 

 

I.BÖLÜM

GENEL ESASLAR

 

1-      AMAÇ :

 

Bu yönerge ile Tunceli Belediye Başkanlığına 5393 sayılı Belediye Kanunu ve diğer kanunlarla verilen görevlerin Belediye Başkanı veya Belediye Başkanı adına belirli bir iş bölümü halinde yerine getirilmesi ve imza yetkilerinin belirlenmesi, hizmette verimli, hızlı ve doğru bir akışın sağlanması, bürokratik işlemlerin en aza indirilmesi, görev ve sorumluluk duygusunun alt kademelerle paylaşılarak güçlendirilmesi ve daha sağlıklı kararlar alınarak yürütülmesi amaçlanmıştır.

 

2-      KAPSAM :

 

5393 sayılı Belediye Kanunu ve diğer kanunlar ve ilgili mevzuat uyarınca, Tunceli Belediye Başkanlığına bağlı olarak hizmet yürütmekte olan birimlerin yapacakları yazışmalarda, yürütecekleri iş ve işlemlerde Belediye Başkanı adına imza yetkisi kullanma şekil ve şartlarını kapsar.

 

3-      YASAL DAYANAK :

 

• 5393 sayılı Belediye Kanunu

•3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Hakkında Kanun,

• 4981 sayılı Bilgi Edinme Kanunu,

•02 Şubat 2015 tarih ve 29255 sayılı resmi gazetede yayınlanan resmi yazışmalarda uygulanacak esas ve usuller hakkında yönetmelik,

 

4-      TANIMLAR :

 

BELEDİYE : Tunceli Belediye Başkanlığını

BELEDİYE BAŞKANI : Tunceli Belediye Başkanını

BELEDİYE BAŞKAN YARDIMCISI : Tunceli Belediye Başkan Yardımcılarını 

BİRİM : Belirli hizmetleri bünyesinde toplayıp yürüten ve/veya uygulayan üniteyi,

BİRİM AMİRİ : Belirli hizmetleri bünyesinde toplayıp yürüten ve/veya uygulayan ünitenin birinci derecede yetkili memurunu (Daire Amiri)

 

5-      YETKİLİLER :

 

a) Belediye Başkanı,

b) Belediye Başkan Yardımcılarını,

c) Birim amirleri.

 

6-      İLKELER VE YÖNTEMLER :

 

1- İmza yetkilerinin sorumlulukla, dengeli, eksiksiz ve doğru olarak kullanılması esastır,

2- Kendisine yetki devredilen, bu yetkiyi Belediye Başkanının onayı olmadıkça başkasına devredemez,

3- Belediye Başkanından alınacak onay ile imza yetkisinin devrinde, ilave ve çıkarmalar yapılabilir,

4- Belediye Başkanı adına yetki verilmiş makamlarca imzalanacak “Başkan Adına” ibareli yazılar, yalnızca

    yetkiyi kullanan tarafından imzalanacaktır. İmzaya yetkili kişinin, izin, hastalık, görev gibi nedenlerle  

    bulunmadığı hallerde, vekili imza yetkisini kullanır,

 

5- İmza yetkisi devrinde, Belediye Başkanı'nın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır,

6- Birim amirleri imzaladıkları yazılarda, üst makamların bilmesi gereken hususlar hakkında zamanında bilgi

    vermekle yükümlüdürler,

7- İmza yetkisinin devri konusunda mevzuata ve Yönerge hükümlerine uygunluğu sağlamak amacıyla, 

    Belediye Başkan Yardımcılarını gerektiğinde dairelerde denetleme yaparlar, tespit ve tekliflerini Makama

    sunarlar,

8- Bütün yazışmalar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak

    yapılır, standardizasyona özen gösterilir,

9- Belediye Başkanı tarafından doğrudan yürütülecek iş ve işlemlere ait yazışmalar; yönetimde bütünlüğü

    sağlamak amacıyla Belediye Başkan Yardımcılarını tarafından parafe edilecektir,

10- Yazıların ait olduğu birimlerde hazırlanması, yazılması ve yayımlanması esastır. Ancak, acele veya

    gerekli görülen hallerde Yazı İşleri Müdürlüğünde hazırlanan yazıların bir örneği bilgi için ilgili birimlere

    gönderilir. Yazılar, ekleri ve varsa evveliyatı ile birlikte imzaya sunulur,

 

7-      SORUMLULUK :

 

1- Bu Yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından kendilerine bağlı birimlerin yazışmalarından ve

    Yönerge hükümlerine riayet edilip edilmediğini kontrolden Belediye Başkan Yardımcıları sorumludur,

2- Birim amirleri, birimlerinde işlem gören ve çıkan yazılar ile birimlerince yapılan tüm iş ve işlemlerden   

    sorumludur,

3- Evrak ve belgelerde paraf ve imzası bulunan her kademedeki memur ve amirler, attıkları paraf ve imzadan  

    müştereken ve müteselsilen sorumludur,

4- Tekit yazıları yönetimde sağlıksızlığın bir göstergesi olduğundan, Tekit'e meydan verilen birimlerde, birim

    amiri ile birlikte ilgili görevliler müştereken sorumludur,

5- Belediye Başkan Yardımcılarının görevde bulunmadığı durumlarda kendisine ait görevler, aksine emir  

    verilmedikçe görev bölümü kapsamında ilgili birim müdürü tarafından yerine getirilecektir. Konu ile ilgili

    sorumluluğu da üstlenmiş olacaklardır,

6- Belediye Başkanının il hudutları içerisinde; teftiş, denetim veya görev ve inceleme gezisinde bulunduğu

    sırada, Belediye Başkanı tarafından yapılacağı bildirilen işlerden bekletilmesi önemli derecede mahsurlu

    olanların gereği ve icrası, Belediye Başkan Yardımcıları tarafından yapılacak ve Belediye Başkanına

    ivedilikle bilgi verilecektir,

 

II. BÖLÜM

 

8-      BELEDİYE BAŞKANI TARAFINDAN BİZZAT İMZALANACAK YAZILAR :

 

1- Kanun, tüzük, yönetmelik ve yönergelerle mutlaka Belediye Başkanı tarafından imzalanması gereken işlem

    ve konular,

2- Bakanlıklara yazılan görüş, öneri ve önem arz eden yazılar,

3- “Şifreli”, Kişiye Özel”, ”Çok Gizli” işaretli yazılar ile Belediye Başkanı adına gelen yazılara verilecek  

    cevaplar,

4- Önem arz eden ve Belediye Başkanı adına gelen önemli yazılara verilecek cevaplar,

5- Birimlerine gönderilecek önemli yazı ve talimatlar,

6- Diğer Belediyelerden bizzat Belediye Başkanı imzası ile gelen önemli yazılara verilecek cevaplar,

7- Belediye adına yazılı ve görsel basına yapılacak açıklama metinleri,

8- Belediye Tüzel Kişiliği adına tapu dairelerinde yürütülen işlemlerle ilgili olarak “Vekalet Yetkisi” veren  

    yazılar,

9- Önemli toplantılar ile ilgili yazılar,

10- Belediye Başkan Yardımcılarına, birim amirlerine ve diğer personele takdirname, teşekkür name ve

    disiplin cezası verilmesine ilişkin teklifler, onaylar ve kararlar,

11- Üçüncü defa tekit edilen yazılar,

 

 

 

12- Belediyece yayımlanan genel emirler ve talimatlar,

13- Yasa, tüzük ve yönetmeliklere göre bizzat Belediye Başkanı tarafından mahkemeler nezdinde açılması  

     hükme bağlanan davalara ilişkin yazılar.

 

9-      BELEDİYE BAŞKANI TARAFINDAN BİZZAT ONAYLANACAK YAZILAR :

 

1- 5393 Sayılı Belediye Kanunu, 2942 sayılı Kamulaştırma Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,   

    1593 sayılı Umumi Hıfzısıhha Kanunu, 5434 sayılı T.C. Emekli Sandığı Kanunu, 4483 sayılı Memurların   

    ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun, 3194 sayılı İmar Kanunu, 2872 sayılı Çevre  

    Kanunu ile diğer Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklerin öngördüğü mutlaka Belediye Başkanı tarafından

    onaylanması gereken veya özel yetki devri yapılmayan işlem ve kararlar,

2- Belediye Başkan Yardımcısı ve birim amirlerinin yıllık, mazeret, sağlık, aylıksız izin, yurtdışı izni, ikamet   

    izni ve refakat izinleri ile yerlerine vekalet edecek görevlilerin onayları,

3- Her derecedeki birim amirlerinin atama, yer değiştirme, geçici görevlendirme, muvafakat, görevden  

    çekilmiş sayılmaları ve emeklilik işlemleri ile ilgili onaylar,

4- Belediye Meclis kararları onayları,

5- Disiplin Kurulu kararlarının onayları,

6- Birim amirlerinin İl dışı çıkış onayları,

7- 657 sayılı Kanunun 137. ve müteakip maddelerine göre görevden uzaklaştırma kararının alınması,

   uzatılması veya kaldırılmasına ilişkin onaylar,

8- Bina, arsa, arazi gibi gayrimenkul tahsis ve kiralama onayları,

9- Geçici işçi alınması onayları,

10- İdari nitelikli para cezası onayları,

11- Kanun, tüzük, yönetmelik, yönerge ve genelgelerde münhasıran Belediye Başkanı'na yetki veren ve bu  

      yönerge ile yetki devri yapılmamış diğer işlem ve kararlara ilişkin onaylar.

12-Memur disiplin kuruluna sevk onayları, işçi-memur disiplin kurulu üyelerinin tayin yazısı, disiplin  

     kurulunca verilen (işçi-memur) cezalardan yönetmelik gereği onaylanması gerekenler, 

 

10-  BELEDİYE BAŞKAN YARDIMCILARININ İMZALAYACAĞI YAZILAR VE İŞLER :

 

1- Bir direktif ve görüş saptanmasını gerektirmeyen, doğrudan Belediye Başkanı tarafından yürütülen ve

     yürütülecek iş ve işlemler ile imzalanacak yazılar dışında kalan iş ve işlemlerin yürütülüp  

     sonuçlandırılması ve yazıların Belediye Başkanı adına imzalanması,

2- Başbakanlık ve Bakanlıklardan gelen Belediye Başkanı tarafından imzalanması gerekmeyen bütün yazılar  

    ve cevapları,

3- Belediye Başkanı adına başkanlık ettiği komisyonlara ve kurullara ilişkin karar ve yazıların imzalanması,

4- Önemi gereği Belediye Başkan Yardımcısı tarafından imzalanması icap eden yazılar,

5-“Bilgi Edinme Hakkı Kanunu” doğrultusunda yapılacak olan müracaatlara ilişkin bilgi-belge taleplerine ve  

    cevaplara ilişkin yazılar.

6-“3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun”  kapsamında yapılacak olan müracaatlara  

   ilişkin verilecek cevabi yazılar.

7- İl içi ve İller arası herhangi bir hak doğurmayan bilgi nitelikli yazışmalar,

8- Adli ve idare yargı tarafından (icra daireleri dahil) Belediye aracı kılınmadan doğrudan gelen yazılara 

    verilecek cevabi yazılar,

9- Birim personelinin hasta sevk kağıtlarını imzalamak.

 

11-  BELEDİYE BAŞKAN YARDIMCILARININ ONAYLAYACAĞI YAZILAR :

 

1- Belediye Başkanının onayı dışında kalan tüm işlem ve kararların onaylanması,

2- Belediye Başkanının onayı dışında kalan atama, yer değiştirme, geçici görevlendirme, muvafakat, derece  

    yükselmesi, kademe ilerlemesi (kademe ilerlemesine hak kazanamayan memurlar hk.), asalet tasdiki, istifa,

    görevden çekilmiş sayılma ve emeklilik gibi özlük işlemleri,

3- Belediye Başkanı tarafından izin verilecekler dışında kalan personelin yıllık, mazeret, sağlık, aylıksız izin,   

    yurtdışı izni, ikamet izni ve refakat izin onayları.

 

 

 

 

12- BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR VE YÜRÜTECEKLERİ İŞ VE   

      İŞLEMLER :

 

ORTAK HÜKÜMLER : 

 

1- Belediye Başkanı ve Belediye Başkan Yardımcısının onayından çıkan evrakın gönderilmesine ilişkin  

    yazılar,

2- Yeni bir hak, görev ve yükümlülük doğurmayan bir direktifi veya icra talimatını kapsamayan Belediye  

    Başkanı ve Belediye Başkan Yardımcısının imzalaması gerekenler dışında kalan ve 5442 sayılı İl İdaresi  

    Kanununun 9. maddesinin (B) fıkrasında belirtilen “Hesabata ve teknik hususlara” ait yazılar,

3- Yanlış gelen bir yazının ilgili makamlara gönderilmesine ilişkin yazılar,

4- Ataması yapılan personelin sicil dosyasını gönderme ve isteme yazıları,

5- Kurum ve kuruluşların hizmet alanına giren taleplere ilişkin başvuru ve dilekleri kabul etmek gereğini  

    yerine getirmek ve sonucundan ilgiliye bilgi verme mahiyetindeki yazılar,

 

            13- GELEN YAZILAR EVRAK HAVALESİ:

 

1- “Çok Gizli”, “Kişiye Özel” yazılarla şifreler Belediye Başkanı veya Belediye Başkanı’ nın bulunmadığı  

    zamanlarda Belediye Başkan Yardımcıları tarafından havale edilecek ve kaydı Yazı İşleri Müdürlüğü  

    tarafından tutulacaktır.

2- “Belediye Başkanlığı” adına gelen diğer bütün yazılar Yazı İşleri Müdürlüğünde açılacak, ilgili birim  

    tarafından gideceği yer belirlendikten sonra  havalesi yapılacak; Belediye Başkanı veya Belediye Başkan   

    Yardımcısı tarafından görülmesi gerekenler ayrıldıktan sonra diğerleri, Yazı İşleri Müdürü tarafından   

    imzalandıktan sonra kayıt edilecek ve ilgili birimlere sevk edilecektir.

3-Belediye Başkan Yardımcıları, kendilerine gelen evrakları inceleyip, havale ettikten sonra kaydını müteakip   

  “Belediye Başkanı”nın görmesi gerekenleri Makama sunduktan sonra ilgili birime göndereceklerdir.

 

III. BÖLÜM

 

14- YAZIŞMA USULLERİ :

 

1- Yazılar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak  

    yapılacaktır.

2- Belediye Başkanı Adına yetkili makamlarca imzalanacak yazılarda, imza yerine yetkilinin adı yazıldıktan  

    sonra altına BELEDİYE BAŞKANI ADINA (Başkan a.) ibaresi konulacak, bu ibarenin de hemen altına

    yetkilinin unvanı yazılacaktır.

3- Yazışmalarda standardizasyona özen gösterilecektir.                                                                                 

4-Birim amirleri tarafından bizzat Belediye Başkanı onayına sunulacak teklif yazısı ve olurları ile Encümene 

   ve Meclise yazılacak havale yazılarına muhakkak Belediye Başkan Yardımcısının “Uygun Görüşle Arz   

   ederim” ibaresi konulacaktır.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

15- YÖNERGEDEKİ BOŞLUKLAR :

 

Bu yönergede tadat, tasnif ve tarif edilemeyen hususlarda emsaller dikkate alınır. Tereddüt edilen hallerde Belediye Başkanı’nın emrine göre hareket edilir.

 

16-YÜRÜRLÜLÜK :

 

a- Bu Yönerge hükümlerini Tunceli Belediye Başkanı yürütür.

b- Bu yönerge 19 Aralık 2016 tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

 

 

 

                                                                                                                                           Olgun ÖNER

                                                                                                                                         Vali Yardımcısı

                                                                                                                                      Belediye Başkan V.